Otel PMS nedir?
PMS (property management system), Türkçede otel yönetim programı ya da otel yönetim sistemi olarak da anılır. Otelin rezervasyon, oda, misafir hesabı ve gün sonu kayıtlarını tutar.
Otelin diğer yazılımları, örneğin kanal yöneticisi, restoran POS'u ya da muhasebe programı, genellikle PMS'teki kayıtları kaynak alır ya da oraya veri gönderir. Bu yüzden PMS'teki kaydın doğru olması, otelin diğer sistemlerindeki verinin de doğru olmasının ön koşuludur.
Otelde PMS'i kimler kullanır?
- Rezervasyon. Rezervasyon kaydı, müsaitlik, fiyat, garanti ve iptal koşulları.
- Ön büro (resepsiyon). Oda atama, check-in, check-out, oda değişikliği ve misafir talepleri.
- Kat hizmetleri. Odaların temizlik durumu, temizlik görevleri ve oda kontrolü.
- Teknik servis. Arızalı ya da hizmet dışı odalar ve arıza kayıtları.
- Finans. Misafir hesapları (folio), kasa, şirket hesapları ve gün sonu kontrolleri.
- Gelir yönetimi. Fiyat planları, satış kısıtları ve doluluk göstergeleri.
- Yönetim. Doluluk, gelir ve operasyon raporları; kullanıcı yetkileri.
Temel kavramlar
- Oda tipi ve oda. Rezervasyon genellikle oda tipine alınır (örneğin standart çift kişilik). Fiziksel oda numarası rezervasyon anında ya da geliş gününe kadar atanır.
- Fiyat planı. Aynı oda tipinin farklı koşullarla satılan fiyatları: kahvaltı dahil, iadesiz, kurumsal gibi. Satışa kapalı günler ve minimum konaklama gibi kısıtlar da fiyat planına bağlanır.
- Room rack. Odaların anlık durumunu ve hangi odada kimin kaldığını gösteren oda tablosu.
- Check-in ve check-out. Misafirin girişinin ve ayrılışının kaydı. Check-in'de odanın hazır olup olmadığına ve rezervasyonun garantisine, check-out'ta hesap bakiyesine bakılır.
- Folio. Misafirin konaklama hesabı. Oda ücreti, ek harcamalar, ödemeler ve düzeltmeler burada izlenir. Bir konaklamanın hesabı pencerelere ayrılabilir; örneğin oda ücreti şirkete, ekstralar misafire yazılır.
- Kasa. Resepsiyonda alınan ödemelerin görevli bazında izlendiği ve vardiya sonunda sayımla kapatıldığı hesap.
- Oda durumu. Odanın temizlik durumu (temiz, kirli, kontrol edildi), doluluğu ve teknik durumu (arızalı, hizmet dışı). Bu üçü farklı bilgilerdir: boşalan bir oda kendiliğinden temiz olmaz.
- Gece denetimi ve iş günü. Gece denetimi otelin iş gününü kapatan gün sonu sürecidir; iş günü takvim gününden bağımsız olarak denetim tamamlandığında değişir.
PMS ile karıştırılan sistemler
- Kanal yöneticisi (channel manager). Müsaitlik ve fiyatları online satış kanallarına dağıtan, kanal rezervasyonlarını otele aktaran sistem.
- Rezervasyon motoru (booking engine). Otelin kendi web sitesinden doğrudan rezervasyon alan sayfa ya da modül.
- POS. Restoran ve bar gibi satış noktalarının satış sistemi. Misafirin harcamaları genellikle odasının foliosuna aktarılır.
- Muhasebe programı. Otelin genel muhasebesi. PMS'teki gelir ve tahsilat kayıtları genellikle buraya aktarılır.
Bir ürünün bu sistemlerle bağlantısı olup olmadığı seçim sürecinde ayrıca sorulmalıdır. Bir entegrasyonun planlanıyor olması ile gerçek bir hesapla canlı çalışıyor olması aynı şey değildir.
PMS seçerken sorulacak sorular
- Düzeltme. Hatalı bir işlem nasıl düzeltiliyor? Orijinal kayıt siliniyor mu, yoksa gerekçeli bir düzeltme olarak mı kalıyor?
- Gün kapanışı. Gece denetimi hangi durumlarda günü kapatmıyor, hangi durumlar not düşülerek geçilebiliyor?
- Fiyat. Rezervasyonda kabul edilen fiyat, sonradan fiyat planında yapılan değişikliklerden etkileniyor mu?
- Yetki. Kullanıcı yetkileri rol bazında düzenlenebiliyor mu? Kimin, neyi, ne zaman değiştirdiği görülebiliyor mu?
- Vergi. Konaklama vergisi ve KDV nasıl hesaplanıyor? Oran değiştiğinde geçmiş dönemin kayıtlarına ne oluyor?
- Entegrasyon. Hangi bağlantılar bugün canlı çalışıyor, hangileri planlanıyor?
- Birden fazla tesis. Tesislerin verisi ve kullanıcı erişimi birbirinden ayrılabiliyor mu?