Gece denetimi nedir?
Gece denetimi (night audit), otelin iş gününü kapatan süreçtir. O geceye ait oda ücretleri ve vergiler konaklayan misafirlerin hesaplarına işlenir, günün ön büro ve kasa hareketleri kontrol edilir ve otelin iş tarihi bir gün ileri alınır.
Süreç genellikle gece vardiyasında, girişlerin ve çıkışların azaldığı saatlerde yürütülür. Büyük otellerde bu işi ayrı bir gece denetçisi (night auditor) yapar; küçük tesislerde gece resepsiyon görevlisi üstlenir.
Neden yapılır?
- Gecelik ücretler. Oda ücreti ve pakete dahil hizmetler gibi her gece tekrar eden ücretler, misafir hesaplarına o gecenin tarihiyle işlenir.
- Doğrulama. Günün girişleri, çıkışları, tahsilatları ve düzeltmeleri gün kapanmadan gözden geçirilir.
- Hataların yakalanması. Eksik fiyat, açık kalmış hesap ya da yanlış oda durumu gibi hatalar, rapor alınmadan önce ortaya çıkar.
- Tutarlı raporlar. Doluluk ve gelir raporları, herkesin aynı kabul ettiği bir kesim noktasına göre üretilir.
İş günü (business date) nedir?
Otelin iş günü takvim gününden bağımsızdır. Saat gece yarısını geçtiğinde iş günü değişmez; gece denetimi tamamlandığında değişir. Örneğin gece denetimi 02.00'de bitiyorsa, 00.30'da alınan bir ödeme hâlâ bir önceki iş gününe aittir.
Bu ayrım, raporların hangi güne ait olduğunu belirler. Gece yarısından sonra yapılan işlemler takvim tarihine göre kaydedilseydi, aynı gecenin hareketleri iki farklı güne bölünürdü.
Gece denetiminde neler kontrol edilir?
Kontrollerin listesi otelden otele değişir; çoğu otelde şu başlıklar bulunur:
- Gelmeyen misafirler. O gün gelmesi beklenen ama check-in yapmamış rezervasyonlar. Rezervasyonun garanti ve iptal koşullarına göre no-show olarak işlenir ya da iptal edilir.
- Yapılmamış çıkışlar. Çıkış tarihi gelmiş ama check-out yapılmamış konaklamalar. Misafir kalıyorsa çıkış tarihi güncellenir, ayrıldıysa hesabı kapatılır.
- Oda fiyatları. İşlenecek gecelik fiyatın rezervasyonda kabul edilen fiyatla uyuşup uyuşmadığı; fark varsa gerekçesi.
- Oda durumu. Ön büronun gördüğü doluluk ile kat hizmetlerinin katta gördüğü durumun karşılaştırılması. Sistemde dolu görünen oda katta boş bulunursa (skip) ya da boş görünen oda dolu bulunursa (sleeper) ön büro durumu inceler.
- Bakiyeler. Kredi limitini ya da otelin belirlediği eşiği aşan misafir hesapları.
- Kasa. Vardiya kasalarının kapatılması; nakit ve kartlı tahsilatların raporlarla karşılaştırılması.
Gecelik kayıtlar ve gün sonu raporları
Kontroller tamamlandığında o gecenin oda ücretleri, pakete dahil hizmetler ve vergiler konaklayan misafirlerin hesaplarına işlenir.
Ardından gün sonu raporları alınır: doluluk oranı, ortalama oda fiyatı (ADR), satılabilir oda başına gelir (RevPAR), kasa raporları ve günün finansal hareketlerini karşılaştıran mizan.
Hatalar ve istisnalar
Gece denetiminde bulunan bir hata, kaydı silerek değil düzeltme kaydıyla giderilir: yanlış işlenmiş bir ücret için ters kayıt ya da düzeltme girilir ve gerekçesi yazılır. Böylece hem doğru tutar hem de hatanın izi kayıtta kalır.
Her uyuşmazlık kapanışı durdurmaz. Bazı durumlar, örneğin fiyatı hiç tanımlanmamış bir konaklama, giderilmeden gün kapatılamaz; bazıları ise not düşülerek geçilebilir. Hangi durumun hangi grupta olduğunu otelin prosedürü ve kullandığı sistem belirler.
Gün kapandıktan sonra
Kapanan günün kayıtları sabitlenir. Sonradan fark edilen bir hata, kapanmış günün kaydı değiştirilerek değil, açık olan iş gününde düzeltme olarak işlenir.
Gelir denetimi (income audit) yapan otellerde kapanan gün, ertesi gün finans ekibi tarafından ayrıca kontrol edilir.