OTEL YÖNETİM SİSTEMİ
Otel operasyonunu güvenilir kayıtlarla yönetin.
RESEPTRA; rezervasyon, ön büro, kat hizmetleri, folio ve gece denetimi süreçlerini yöneten otel yönetim programıdır.
Öne çıkan özellikler
Silinmeyen kayıt
Hatalı bir işlem silinmez; düzeltme, gerekçesiyle birlikte kayıtlı kalır.
Kontrollü gün sonu
Engelleyici kontroller giderilmeden gece denetimi iş gününü kapatmaz.
Ayrı oda durumları
Temizlik, doluluk ve teknik durum birbirinden bağımsız izlenir.
Otel bazında yetki
Her kullanıcı yalnızca rolünün izin verdiği işlemi yapar.
MODÜLLER
Otelde işin yapıldığı yere göre düzenlenmiş modüller
Her modül, o alanda çalışan rollerin ekranda yaptığı işleri içerir. Ayrıntılar ürün sayfasında modül modül listelenir.
- Rezervasyon Rezervasyon oda tipi ve fiyat planı üzerinden oluşturulur; fiziksel oda aynı anda ya da geliş gününe kadar atanır.
- Ön Büro Ana panelde bugünkü girişler, çıkışlar ve oteldeki misafirler listelenir; oda atama ve check-in doğrudan giriş listesinden yapılır.
- Misafir Guest 360 profili; konaklama geçmişini, yaklaşan rezervasyonları, tercihleri, notları, belgeleri ve geçmiş folyoları gösterir.
- Oda & Kat Hizmetleri Bir odanın temizlik durumu, doluluğu ve teknik durumu birbirinden bağımsız tutulur.
- Folio & Kasa Oda ücreti, ek hizmetler, ödemeler ve düzeltmeler folio üzerinde izlenir.
- Gece Denetimi Gece denetimi başlamadan önce hazırlık kontrolü çalışır.
- Raporlama Gece denetimine bağlı kontrol raporları, doluluk ve gelir göstergeleri ile Excel ve CSV dışa aktarım.
- Yetki & Güvenlik Resepsiyonistten genel müdüre hazır roller gelir; otel bu rollerin yetkilerini düzenler.
- Çoklu Tesis Oteller bir organizasyon altında toplanır; merkez kullanıcılarına erişim tesis tesis verilir.
BİR KONAKLAMANIN AKIŞI
Rezervasyondan çıkışa, bir konaklama RESEPTRA'da böyle ilerler.
-
Rezervasyon
Oda tipi, fiyat planı ve garanti kaydedilir.
-
Oda atama
Rezervasyona fiziksel oda planlanır.
-
Check-in
Garanti ve odanın temizlik durumu kontrol edilir.
-
Folio
Harcamalar ve ödemeler işlenir; ödeme için açık kasa gerekir.
-
Gece denetimi
Oda ücreti ve vergiler iş gününe kaydedilir, gün devredilir.
-
Check-out
Bakiye kapanır, oda kirli olarak kat hizmetlerine düşer.
Ön Büro
Resepsiyon günün girişlerini ve çıkışlarını açılış ekranında görür.
Ana panelde bugünkü girişler, çıkışlar ve oteldeki misafirler listelenir; oda atama ve check-in doğrudan giriş listesinden yapılır. Uzatma, erken çıkış ve oda değişikliği konaklama ekranından yürütülür.
Kullananlar Resepsiyonist · Ön Büro Müdürü
Ön büro akışlarını inceleyin- Ana panel. Bugünkü girişler, çıkışlar, oteldeki misafir sayısı ve oda haritası. Giriş listesinden oda atanır ve check-in başlatılır.
- Room Rack ve Oda Günlüğü. Odaların anlık durumu ve rezervasyonların günlere göre oda üzerindeki yerleşimi.
- Check-in. Oda temiz ya da kontrol edilmiş olmalı, rezervasyonun garantisi sağlanmış olmalıdır. Hangi temizlik durumunun yeterli sayılacağı otel ayarıdır.
- Check-out. Folio bakiyesi kapanmadan check-out tamamlanmaz. Çıkış yapılan oda kirli olarak işaretlenir ve kat hizmetlerine öncelikli temizlik görevi düşer.
Oda & Kat Hizmetleri
Temizlik durumu, doluluk ve arıza ayrı ayrı izlenir.
Bir odanın temizlik durumu, doluluğu ve teknik durumu birbirinden bağımsız tutulur. Kat hizmetleri görevleri, denetimler, oda bayrakları ve arıza kayıtları aynı oda üzerinde birleşir.
Kullananlar Kat Hizmetleri Müdürü · Kat Görevlisi · Teknik Servis Müdürü · Teknik Servis Görevlisi
Kat hizmetlerini inceleyin- Üç ayrı oda durumu. Temizlik (temiz, kirli, kontrol edildi), doluluk (boş, dolu) ve teknik durum (kullanımda, arızalı, hizmet dışı) ayrı alanlardır; biri diğerinin yerine geçmez.
- Görevler ve atama. Çıkış temizliği, konaklama temizliği, geliş hazırlığı, detaylı temizlik, VIP hazırlığı, ilave yatak, bebek karyolası, çarşaf değişimi ve ortak alan temizliği gibi görevler kat görevlilerine atanır; iş yükleri görülür.
- Oda kontrolü. Temizlenen oda kontrol edildiğinde durumu “kontrol edildi” olur; check-in için bu durumun şart olup olmayacağına otel karar verir.
- Oda bayrakları. Rahatsız etmeyin, servisi reddetti, geç servis ve öncelikli temizlik bayrakları odada işaretlenir.
Folio & Kasa
Konaklamanın hesabı folio pencereleriyle ayrılır.
Oda ücreti, ek hizmetler, ödemeler ve düzeltmeler folio üzerinde izlenir. Ödeme almak için açık bir kasa oturumu gerekir; kasa sayımla kapanır.
Kullananlar Resepsiyonist · Ön Büro Müdürü · Finans Yöneticisi
Folio ve kasa yapısını inceleyin- Folio pencereleri. Bir folio birden fazla pencereye ayrılır; örneğin oda ücreti şirkete, ek harcamalar misafire. Yönlendirme kurallarıyla belirli işlem kodları doğrudan ilgili pencereye düşer.
- Transfer ve bölme. Bir işlem pencereler arasında taşınır ya da tutarı bölünür; folio toplamı değişmez.
- Tahsilat, iade ve ikram. Ödeme ve iade kaydı; ücretsiz ikram (comp) gerekçesiyle girilir ve gerekirse geri alınır.
- Düzeltme. Hatalı bir işlem silinmez; düzeltme, gerekçesiyle birlikte kayıtlı kalır.
Gece Denetimi
İş günü, engelleyici kontroller temizlenmeden kapanmaz.
Gece denetimi başlamadan önce hazırlık kontrolü çalışır. Engeller giderilmeden gün kapanmaz; uyarılar ancak yetkili bir kullanıcının yazılı gerekçesiyle geçilir.
Kullananlar Gece Denetçisi · Ön Büro Müdürü · Finans Yöneticisi
Gece denetimini inceleyin- Hazırlık kontrolü. Günlük fiyatı eksik konaklama, foliosu olmayan konaklama, para birimi uyuşmazlığı ya da daha önce kapatılmış iş günü gibi durumlar kapanışı durdurur.
- Gerekçeli uyarılar. Çözülmemiş girişler ve çıkışlar, açıklanamayan fiyat farkı, oda uyuşmazlığı ve eşik üzerindeki bakiyeler uyarı olarak listelenir; geçmek için gerekçe yazılır.
- Sekiz adım. Hazırlık, girişler, çıkışlar, folyolar, gecelik kayıtlar, mutabakat, istatistik ve gün devri; her adımın durumu ekranda izlenir.
- Gecelik kayıtlar. Oda ücreti, paket bileşenleri ve vergiler ait oldukları iş gününe kaydedilir.
Yetki & Güvenlik
Her kullanıcı yalnızca rolünün izin verdiği işlemi yapar.
Resepsiyonistten genel müdüre hazır roller gelir; otel bu rollerin yetkilerini düzenler. Hassas işlemler ayrı yetki ister ve kimin neyi değiştirdiği kayıt altındadır.
Kullananlar Sistem Yöneticisi · Genel Müdür
Yetki yapısını inceleyin- Hazır roller. Resepsiyonist, ön büro müdürü, gece denetçisi, kat hizmetleri müdürü ve görevlisi, teknik servis, finans yöneticisi, gelir yönetimi müdürü, güvenlik ve genel müdür rolleri tanımlı gelir.
- Düzenlenebilir yetkiler. Otel, rollere verilen yetkileri kendi işleyişine göre değiştirir.
- Ayrı yetki isteyen işlemler. Kimlik bilgisi içeren konaklayan dökümü, erken no-show işlemi ve profil birleştirme gibi işlemler rutin resepsiyon yetkisinden ayrıdır.