ÜRÜN
RESEPTRA'nın modülleri ve her birinde yapılan işler
Rezervasyon, ön büro, misafir profili, kat hizmetleri, folio, gece denetimi, raporlama, yetki ve çoklu tesis. Her bölümde o alanda çalışan roller ve ekranda yapılabilen işler listelenir. Son bölüm, geliştirme ve hazırlık aşamasındaki bağlantıları gösterir.
Bu sayfada
- Rezervasyon Rezervasyon oda tipi ve fiyat planı üzerinden oluşturulur; fiziksel oda aynı anda ya da geliş gününe kadar atanır.
- Ön Büro Ana panelde bugünkü girişler, çıkışlar ve oteldeki misafirler listelenir; oda atama ve check-in doğrudan giriş listesinden yapılır.
- Misafir Guest 360 profili; konaklama geçmişini, yaklaşan rezervasyonları, tercihleri, notları, belgeleri ve geçmiş folyoları gösterir.
- Oda & Kat Hizmetleri Bir odanın temizlik durumu, doluluğu ve teknik durumu birbirinden bağımsız tutulur.
- Folio & Kasa Oda ücreti, ek hizmetler, ödemeler ve düzeltmeler folio üzerinde izlenir.
- Gece Denetimi Gece denetimi başlamadan önce hazırlık kontrolü çalışır.
- Raporlama Gece denetimine bağlı kontrol raporları, doluluk ve gelir göstergeleri ile Excel ve CSV dışa aktarım.
- Yetki & Güvenlik Resepsiyonistten genel müdüre hazır roller gelir; otel bu rollerin yetkilerini düzenler.
- Çoklu Tesis Oteller bir organizasyon altında toplanır; merkez kullanıcılarına erişim tesis tesis verilir.
Rezervasyon
Rezervasyon oda tipiyle alınır, oda gelişe kadar planlanır.
Rezervasyon oda tipi ve fiyat planı üzerinden oluşturulur; fiziksel oda aynı anda ya da geliş gününe kadar atanır. Garanti, depozito ve iptal koşulları rezervasyonla birlikte kayda geçer.
Kullananlar Resepsiyonist · Ön Büro Müdürü · Gelir Yönetimi Müdürü
Rezervasyon akışını inceleyin- Yeni rezervasyon ve walk-in. Oda tipi, fiyat planı ve tarihler seçilir; oda ataması hemen ya da sonradan yapılır. Kapıdan gelen misafir için ayrı, adım adım bir walk-in akışı vardır.
- Metinden form doldurma. Walk-in formuna bir e-posta ya da voucher metni yapıştırıldığında misafir ve konaklama bilgileri forma aktarılır; personel kontrol edip kaydeder.
- Garanti ve voucher. Garanti tipi rezervasyonda tutulur. Garantisi sağlanmamış ya da voucher'ı doğrulanmamış bir rezervasyonda check-in yapılamaz.
- Fiyat kısıtları. Satışa kapalı (stop-sell), girişe kapalı (CTA), çıkışa kapalı (CTD), minimum ve maksimum konaklama kısıtları fiyat sorgusunda uygulanır.
- Dış referanslar. OTA onay numarası, acente voucher'ı, tur operatörü kaydı, kurumsal sipariş numarası ve grup kodu gibi birden fazla referans aynı rezervasyonda saklanır.
- İptal ve depozito. İptal ücreti, iptal onaylanmadan önce gösterilir. Depozito kuralı rezervasyona bağlanır.
- No-show. No-show, uygulanacak ücret önceden görülerek işlenir ve gerekirse geri alınır. İstenirse gelmeyen rezervasyonlar gece denetiminde otomatik işlenir; bu seçenek varsayılan olarak kapalıdır.
- Kabul edilen fiyat. Rezervasyon anında kabul edilen gecelik fiyat, sonraki fiyat değişikliklerinden etkilenmeden kayıtlı kalır.
- Grup ve blok. Grup rezervasyonları ve bloklara ayrılan oda envanteri ayrı bir ekranda izlenir.
Ön Büro
Resepsiyon günün girişlerini ve çıkışlarını açılış ekranında görür.
Ana panelde bugünkü girişler, çıkışlar ve oteldeki misafirler listelenir; oda atama ve check-in doğrudan giriş listesinden yapılır. Uzatma, erken çıkış ve oda değişikliği konaklama ekranından yürütülür.
Kullananlar Resepsiyonist · Ön Büro Müdürü
Ön büro akışlarını inceleyin- Ana panel. Bugünkü girişler, çıkışlar, oteldeki misafir sayısı ve oda haritası. Giriş listesinden oda atanır ve check-in başlatılır.
- Room Rack ve Oda Günlüğü. Odaların anlık durumu ve rezervasyonların günlere göre oda üzerindeki yerleşimi.
- Check-in. Oda temiz ya da kontrol edilmiş olmalı, rezervasyonun garantisi sağlanmış olmalıdır. Hangi temizlik durumunun yeterli sayılacağı otel ayarıdır.
- Check-out. Folio bakiyesi kapanmadan check-out tamamlanmaz. Çıkış yapılan oda kirli olarak işaretlenir ve kat hizmetlerine öncelikli temizlik görevi düşer.
- Konaklama uzatma. Eklenen geceler için fiyat açıkça seçilir: misafirin mevcut gecelik fiyatıyla devam etmek ya da güncel fiyat planından fiyatlamak. Önceki geceler ve işlenmiş tutarlar değişmez.
- Erken çıkış. Planlanandan önce ayrılan misafir için erken çıkış akışı; kullanılmayan gecelerin odası yeniden satışa açılır.
- Oda değişikliği. Aynı oda tipinde yapılan bir oda değişikliği, rezervasyonun kabul edilmiş fiyatını otomatik olarak değiştirmez.
- Kayıt kartı. Kayıt kartı rezervasyondan üretilir, misafir ya da personel onayıyla kayda geçer ve yazdırılır.
- Resepsiyon günlüğü. Uyandırma çağrıları, misafirin otel içindeki yeri, misafire iletilecek mesajlar ve departmanlara açılan takip notları (trace).
- Konaklayan listesi. Oteldeki ya da seçilen tarih aralığındaki misafirlerin listesi Excel olarak alınır. Kimlik bilgisi içeren döküm ayrı bir yetkiyle alınır ve kayıt altına girer.
- Hızlı arama. Ctrl+K ile açılan aramadan misafir ve rezervasyona doğrudan gidilir.
Misafir
Misafirin geçmişi, tercihleri ve kısıtları profilinde görünür.
Guest 360 profili; konaklama geçmişini, yaklaşan rezervasyonları, tercihleri, notları, belgeleri ve geçmiş folyoları gösterir. Mükerrer profiller tespit edilir, birleştirme kontrollü yapılır.
Kullananlar Resepsiyonist · Ön Büro Müdürü · Satış ve CRM Müdürü
Misafir profilini inceleyin- Guest 360. Konaklama geçmişi, yaklaşan rezervasyonlar, misafirin şu anda otelde olup olmadığı ve hangi odada kaldığı.
- Tercih, not ve belgeler. Tercihler, notlar, doğrulanmış ya da doğrulanmamış kimlik belgeleri ve geçmiş folyolar ayrı sekmelerde.
- VIP ve kısıtlar. VIP seviyesi ve misafire ilişkin kısıtlar (örneğin konaklama verilmeyecek misafir) profilde işaretlidir.
- Mükerrer profiller. Aynı kişiye ait olabilecek profiller tespit edilir. Birleştirmeyi yetkili kullanıcı, şifresini yeniden doğrulayarak yapar; kısıtlı profiller ve aynı anda otelde bulunan iki misafir birleştirilemez.
- OTA rezervasyonunu profile bağlama. Kanaldan gelen rezervasyon için telefon veya e-posta eşleşen profiller aday olarak gösterilir. Bağlantıyı personel onaylar; sistem kendiliğinden bağlamaz.
- Tesisler arası tanıma. Aynı organizasyondaki otellerde misafir, yetkili kullanıcılar için ortak bir profil altında tanınır. Bu yetkisi olmayan personel yalnızca kendi otelinin kaydını görür.
Oda & Kat Hizmetleri
Temizlik durumu, doluluk ve arıza ayrı ayrı izlenir.
Bir odanın temizlik durumu, doluluğu ve teknik durumu birbirinden bağımsız tutulur. Kat hizmetleri görevleri, denetimler, oda bayrakları ve arıza kayıtları aynı oda üzerinde birleşir.
Kullananlar Kat Hizmetleri Müdürü · Kat Görevlisi · Teknik Servis Müdürü · Teknik Servis Görevlisi
Kat hizmetlerini inceleyin- Üç ayrı oda durumu. Temizlik (temiz, kirli, kontrol edildi), doluluk (boş, dolu) ve teknik durum (kullanımda, arızalı, hizmet dışı) ayrı alanlardır; biri diğerinin yerine geçmez.
- Görevler ve atama. Çıkış temizliği, konaklama temizliği, geliş hazırlığı, detaylı temizlik, VIP hazırlığı, ilave yatak, bebek karyolası, çarşaf değişimi ve ortak alan temizliği gibi görevler kat görevlilerine atanır; iş yükleri görülür.
- Oda kontrolü. Temizlenen oda kontrol edildiğinde durumu “kontrol edildi” olur; check-in için bu durumun şart olup olmayacağına otel karar verir.
- Oda bayrakları. Rahatsız etmeyin, servisi reddetti, geç servis ve öncelikli temizlik bayrakları odada işaretlenir.
- Akşam servisi. Turndown görevleri o gece otelde kalan misafirlerin odaları için tüm otelde ya da seçilen katta oluşturulur.
- Oda uyuşmazlığı. Sistemde boş görünen ama katta dolu bulunan ya da tersi durumdaki odalar kaydedilir ve gece denetiminde incelenir.
- Arıza ve bakım. Arıza iş emirleri, periyodik bakım planı ve odayı arızalı ya da hizmet dışı olarak işaretleme.
- Kayıp eşya. Bulunan eşyanın kaydı ve teslim süreci.
Folio & Kasa
Konaklamanın hesabı folio pencereleriyle ayrılır.
Oda ücreti, ek hizmetler, ödemeler ve düzeltmeler folio üzerinde izlenir. Ödeme almak için açık bir kasa oturumu gerekir; kasa sayımla kapanır.
Kullananlar Resepsiyonist · Ön Büro Müdürü · Finans Yöneticisi
Folio ve kasa yapısını inceleyin- Folio pencereleri. Bir folio birden fazla pencereye ayrılır; örneğin oda ücreti şirkete, ek harcamalar misafire. Yönlendirme kurallarıyla belirli işlem kodları doğrudan ilgili pencereye düşer.
- Transfer ve bölme. Bir işlem pencereler arasında taşınır ya da tutarı bölünür; folio toplamı değişmez.
- Tahsilat, iade ve ikram. Ödeme ve iade kaydı; ücretsiz ikram (comp) gerekçesiyle girilir ve gerekirse geri alınır.
- Düzeltme. Hatalı bir işlem silinmez; düzeltme, gerekçesiyle birlikte kayıtlı kalır.
- Kasa oturumu. Açık kasa oturumu olmadan ödeme alınmaz. Kasa, beklenen tutarlar görülerek ya da kör sayımla kapatılır; sayım farkı gerekçeli onay ister.
- Döviz bozdurma. Resepsiyonda döviz alımı, otelin tanımladığı kurla yapılır ve kasa bakiyesine para birimi bazında yansır.
- Şirket hesabına aktarma. Folio bakiyesi şirket ya da acente hesabına aktarılır; alacaklar yaşlandırma ve hesap ekstresiyle izlenir.
- Depozito. Alınan depozitolar ayrı bir defterde tutulur ve konaklamaya aktarılır.
- Vergi. KDV ve konaklama vergisi birbirinden bağımsız hesaplanır; vergi kuralları geçerlilik tarihleriyle yönetilir.
Gece Denetimi
İş günü, engelleyici kontroller temizlenmeden kapanmaz.
Gece denetimi başlamadan önce hazırlık kontrolü çalışır. Engeller giderilmeden gün kapanmaz; uyarılar ancak yetkili bir kullanıcının yazılı gerekçesiyle geçilir.
Kullananlar Gece Denetçisi · Ön Büro Müdürü · Finans Yöneticisi
Gece denetimini inceleyin- Hazırlık kontrolü. Günlük fiyatı eksik konaklama, foliosu olmayan konaklama, para birimi uyuşmazlığı ya da daha önce kapatılmış iş günü gibi durumlar kapanışı durdurur.
- Gerekçeli uyarılar. Çözülmemiş girişler ve çıkışlar, açıklanamayan fiyat farkı, oda uyuşmazlığı ve eşik üzerindeki bakiyeler uyarı olarak listelenir; geçmek için gerekçe yazılır.
- Sekiz adım. Hazırlık, girişler, çıkışlar, folyolar, gecelik kayıtlar, mutabakat, istatistik ve gün devri; her adımın durumu ekranda izlenir.
- Gecelik kayıtlar. Oda ücreti, paket bileşenleri ve vergiler ait oldukları iş gününe kaydedilir.
- İnceleme tabloları. Fiyat farkı ve yüksek bakiye satırlarından ilgili rezervasyona doğrudan gidilir.
- Operasyonel mizan. Günün finansal hareketleri kapanıştan önce mizanda karşılaştırılır; tutarsızlık varsa gün kapanmaz.
Raporlama
Günlük kontrol raporları ve dönem görünümleri.
Gece denetimine bağlı kontrol raporları, doluluk ve gelir göstergeleri ile Excel ve CSV dışa aktarım.
Kullananlar Genel Müdür · Finans Yöneticisi · Gelir Yönetimi Müdürü
- Doluluk, ADR, RevPAR. Doluluk, ortalama oda fiyatı ve satılabilir oda başına gelir görünümü.
- Kontrol raporları. Operasyonel mizan, yüksek bakiye, fiyat farkı ve oda uyuşmazlığı raporları.
- Konaklayan listesi. Oteldeki ya da tarih aralığındaki misafirlerin Excel dökümü.
- Kayıtlı raporlar. Rapor tanımları kaydedilir, seçilen dönem için sabitlenir ve CSV olarak dışa aktarılır.
Yetki & Güvenlik
Her kullanıcı yalnızca rolünün izin verdiği işlemi yapar.
Resepsiyonistten genel müdüre hazır roller gelir; otel bu rollerin yetkilerini düzenler. Hassas işlemler ayrı yetki ister ve kimin neyi değiştirdiği kayıt altındadır.
Kullananlar Sistem Yöneticisi · Genel Müdür
Yetki yapısını inceleyin- Hazır roller. Resepsiyonist, ön büro müdürü, gece denetçisi, kat hizmetleri müdürü ve görevlisi, teknik servis, finans yöneticisi, gelir yönetimi müdürü, güvenlik ve genel müdür rolleri tanımlı gelir.
- Düzenlenebilir yetkiler. Otel, rollere verilen yetkileri kendi işleyişine göre değiştirir.
- Ayrı yetki isteyen işlemler. Kimlik bilgisi içeren konaklayan dökümü, erken no-show işlemi ve profil birleştirme gibi işlemler rutin resepsiyon yetkisinden ayrıdır.
- Değişiklik kaydı. Hangi kullanıcının, hangi işlemi, ne zaman ve hangi gerekçeyle değiştirdiği kayıt altındadır.
- İki adımlı doğrulama. Kullanıcı girişinde doğrulayıcı uygulama ya da güvenlik anahtarı ile ikinci adım kullanılabilir.
Çoklu Tesis
Birden fazla otel, her birinin verisi ayrı kalarak yönetilir.
Oteller bir organizasyon altında toplanır; merkez kullanıcılarına erişim tesis tesis verilir. Bir otelin verisi diğer otelin kapsamına girmez.
Kullananlar Genel Müdür · Sistem Yöneticisi
Çoklu tesis yapısını inceleyin- Organizasyon ve tesis dizini. Oteller bir organizasyona bağlanır; marka, bölge ve küme olarak gruplanır.
- Tesis bazında erişim. Merkezde çalışan bir kullanıcıya organizasyon rolü verilmesi, tüm otellere erişim anlamına gelmez; erişim tesis tesis tanımlanır.
- Ortak misafir profili. Aynı misafir, yetkili kullanıcılar için organizasyondaki oteller arasında tek bir profil altında tanınır.
- Veri ayrımı. Her tesisin verisi ve kullanıcı yetkisi kendi kapsamında tutulur.
MODÜLLER ARASI AKIŞ
Bir departmanın işi, bir sonrakinin ekranına düşer.
-
Ön büro → Kat hizmetleri
Check-out yapılan oda kirli olarak işaretlenir ve kat hizmetlerine öncelikli çıkış temizliği görevi açılır.
-
Kat hizmetleri → Ön büro
Check-in için odanın temiz ya da kontrol edilmiş olması gerekir; oda hazır olmadan giriş yapılmaz.
-
Kat hizmetleri → Gece denetimi
Katta tespit edilen doluluk uyuşmazlıkları gece denetiminde inceleme listesine gelir.
-
Folio → Gece denetimi
Gece denetimi oda ücretini ve vergileri ilgili iş gününe kaydeder; eşik üzerindeki bakiyeler uyarı olarak listelenir.
-
Kanal rezervasyonu → Misafir profili
Dışarıdan gelen rezervasyon için eşleşen misafir profilleri personelin onayına sunulur.
YAKINDA
Yeni bağlantılar ve entegrasyonlar
RESEPTRA’nın entegrasyon kapsamı yeni bağlantılarla genişletiliyor. Aşağıdaki özellikler test, hazırlık veya entegrasyon sürecindedir.
-
Durum: TEST AŞAMASINDA
Channel Manager & OTA
Booking.com başta olmak üzere rezervasyon kanallarıyla bağlantı çalışmaları test ve onboarding sürecindedir.
Kanal Entegrasyon Süreci
Gerekli hesap, erişim ve sağlayıcı onayları tamamlandıktan sonra kanal entegrasyonunun 7–10 iş günü içinde tamamlanması hedeflenir.
-
Durum: YOL HARİTASINDA
Akıllı TV & Minibar
Otel içi akıllı TV ve minibar sistemleriyle entegrasyon desteği yol haritasındadır.
-
Durum: HAZIRLIK AŞAMASINDA
e-Fatura & e-Arşiv
Elektronik belge servisleriyle bağlantı altyapısı hazırlanmaktadır.
-
Durum: HAZIRLIK AŞAMASINDA
KBS
Kimlik Bildirim Sistemi bağlantısı için entegrasyon altyapısı hazırlanmaktadır.
Bu özellikler henüz canlı kullanım kapsamında değildir. Yayın durumu entegrasyon ve sağlayıcı süreçlerinin tamamlanmasına bağlıdır.
EK MODÜLLER
Otel operasyonuna bağlı diğer modüller
Aşağıdaki modüller de RESEPTRA içinde yer alır ve aynı yetki yapısını kullanır.
-
Spa ve wellness
Randevu ve terapist planlaması.
-
Etkinlik ve toplantı (MICE)
Etkinlik ve salon kayıtları.
-
Satın alma ve stok
Tedarikçi siparişleri ve depo stokları.
-
Personel ve vardiya
Vardiya planı ve devam takibi.