REZERVASYON & ÖN BÜRO
Resepsiyonda gelişten ayrılışa yapılan işler
Rezervasyonun alınmasından check-out'a kadar ön büronun her adımda gördüğü bilgiler ve RESEPTRA'nın uyguladığı kurallar. Misafir profili bu sayfanın son bölümündedir.
GELİŞTEN ÖNCE
Rezervasyon
Rezervasyon oda tipine alınır; fiziksel oda aynı anda ya da geliş gününe kadar atanır.
-
Oda tipi ve fiyat planı
Tarihler, oda tipi ve fiyat planı seçildiğinde gecelik fiyat hesaplanır. Rezervasyon anında kabul edilen gecelik fiyat, sonraki fiyat değişikliklerinden etkilenmeden kayıtlı kalır.
-
Fiyat kısıtları
Seçilen tarihlerde satışa kapalı (stop-sell), girişe kapalı (CTA) ya da çıkışa kapalı (CTD) bir kısıt varsa veya minimum ve maksimum konaklama süresi sağlanmıyorsa fiyat verilmez ve hangi kısıt nedeniyle verilmediği belirtilir.
-
Garanti ve voucher
Garanti tipi rezervasyonla kaydedilir. Voucher ile gelen rezervasyonda voucher numarası girilir ve doğrulanır; garantisi sağlanmamış rezervasyonda check-in yapılamaz.
-
Dış referanslar
OTA onay numarası, kanal yöneticisi ve merkezi rezervasyon referansı, acente voucher'ı, tur operatörü kaydı, kurumsal sipariş numarası ve grup kodu aynı rezervasyonda ayrı ayrı saklanır.
-
İptal ve depozito
İptal koşulu rezervasyonla birlikte kaydedilir; iptal onaylanmadan önce uygulanacak ücret gösterilir. Depozito kuralı ve alınan depozitolar rezervasyona bağlıdır.
-
Grup ve blok
Grup rezervasyonları ve bloklara ayrılan oda envanteri ayrı bir ekranda izlenir.
GELİŞ GÜNÜ
Walk-in, oda atama ve check-in
Resepsiyon güne ana panelle başlar: bugünkü girişler, çıkışlar, oteldeki misafir sayısı ve oda haritası.
-
Giriş listesi
Ana paneldeki giriş listesinden odası atanmamış rezervasyona oda atanır ve check-in başlatılır.
-
Walk-in
Kapıdan gelen misafir için adım adım ilerleyen bir walk-in akışı vardır; fiyat, seçilen oda tipi ve fiyat planından canlı hesaplanır. Bir e-posta ya da voucher metni forma yapıştırıldığında misafir ve konaklama bilgileri alanlara aktarılır, personel kontrol edip kaydeder.
-
Check-in koşulları
Oda temiz ya da kontrol edilmiş olmalı, rezervasyonun garantisi sağlanmış olmalıdır. Check-in için hangi temizlik durumunun yeterli olacağını otel belirler.
-
Kayıt kartı
Kayıt kartı rezervasyondan üretilir, misafir onayı ya da personel onayıyla kayda geçer ve yazdırılır. Düzenlenmiş bir kart değiştirilmez; düzeltme yeni bir sürümle yapılır.
-
No-show
Gelmeyen rezervasyon, uygulanacak no-show ücreti önceden görülerek işlenir; yanlışlıkla işlenen no-show geri alınır. Otel isterse gelmeyen rezervasyonları gece denetimi otomatik işler; bu seçenek varsayılan olarak kapalıdır.
KONAKLAMA SÜRESİNCE
Oda değişikliği, uzatma ve resepsiyon günlüğü
-
Room Rack ve Oda Günlüğü
Room Rack odaların anlık durumunu, Oda Günlüğü rezervasyonların günlere göre odalara yerleşimini gösterir.
-
Oda değişikliği
Aynı oda tipinde yapılan bir fiziksel oda değişikliği, rezervasyonun kabul edilmiş fiyatını otomatik olarak değiştirmez.
-
Konaklama uzatma
Eklenen geceler için fiyat açıkça seçilir: misafirin mevcut gecelik fiyatıyla devam etmek ya da güncel fiyat planından fiyatlamak. Önizlemeden sonra fiyat değiştiyse onay yeniden istenir; önceki geceler ve işlenmiş tutarlar değişmez.
-
Uyandırma çağrıları ve misafir yeri
Uyandırma çağrıları kaydedilir ve takip edilir; misafirin otel içinde nerede bulunabileceği not edilir.
-
Mesajlar ve takip notları
Misafire iletilecek mesajlar kaydedilir; bir rezervasyon için ilgili departmana tarihli takip notu (trace) açılır.
-
Hızlı arama
Ctrl+K ile açılan aramadan misafir ya da rezervasyona doğrudan gidilir.
AYRILIŞ
Check-out ve erken çıkış
-
Bakiye kontrolü
Folio bakiyesi kapanmadan check-out tamamlanmaz.
-
Kat hizmetlerine devir
Check-out yapılan oda kirli olarak işaretlenir ve kat hizmetlerine öncelikli çıkış temizliği görevi açılır. Oda paylaşılıyorsa bu, odadaki son misafir çıktığında olur.
-
Erken çıkış
Planlanandan önce ayrılan misafir için erken çıkış akışı kullanılır; kullanılmayan gecelerin odası yeniden satışa açılır, işlenmiş tutarlar olduğu gibi kalır.
-
Konaklayan listesi
Oteldeki ya da seçilen tarih aralığındaki misafirlerin listesi, odadaki refakatçiler dahil Excel olarak alınır. Kimlik numarası içeren döküm ayrı bir yetkiyle alınır ve kimin aldığı kayda geçer.
MİSAFİR PROFİLİ
Guest 360: misafiri tanıyarak karşılamak
Misafir dizininden ya da hızlı aramadan açılan profil, misafirle ilgili bilgileri sekmelere ayırır.
-
Genel bakış
Misafir şu anda otelde mi, hangi odada; yaklaşan rezervasyonlar ve son konaklamalar.
-
Konaklamalar
Geçmiş konaklamalar ve rezervasyonlar; profilden yeni rezervasyon ya da walk-in başlatılır.
-
Tercihler ve notlar
Misafirin tercihleri ve personelin bıraktığı notlar ayrı sekmelerde tutulur.
-
Belgeler
Kimlik belgeleri doğrulanmış ya da doğrulanmamış olarak işaretlenir.
-
Folio geçmişi
Misafirin önceki konaklamalarına ait folyolar.
-
VIP ve kısıtlar
VIP seviyesi ve misafire ilişkin kısıtlar (örneğin konaklama verilmeyecek misafir) profilin üst kısmında görünür.
-
Mükerrer profiller
Aynı kişiye ait olabilecek profiller tespit edilip karşılaştırılır. Birleştirmeyi yetkili kullanıcı, şifresini yeniden doğrulayarak yapar; kısıtlı profiller ve aynı anda otelde bulunan iki misafir birleştirilemez.
-
Kanal rezervasyonları
Dışarıdan gelen bir rezervasyon için telefon ya da e-postası eşleşen profiller aday olarak gösterilir. Bağlantıyı personel onaylar; sistem yalnızca eşleşmeye bakarak kendiliğinden bağlamaz.
-
Birden fazla otel
Aynı organizasyondaki otellerde misafir, yetkili kullanıcılar için ortak bir profil altında tanınır. Bu yetkisi olmayan personel yalnızca kendi otelinin kaydını görür; iletişim bilgileri aramada maskelenir.